Si vous constatez au quotidien les limites d’une gestion manuelle des notes de frais, un outil de gestion comme l’application Expensya peut se révéler un allié solide et efficace.

Ce type d’outil permet un gain de temps précieux à chaque échelon de l’entreprise : les outils de gestion des notes de frais permettent en effet de dématérialiser la saisie des notes de frais.

La saisie automatique des factures est également une fonctionnalité efficace qui permet d’éviter les erreurs de saisie.
Vous êtes à la recherche d’un outil de gestion de notes de frais ? Nous vous donnons tous les conseils utiles pour choisir l’outil qui vous convient le mieux.

L’archivage à valeur probante

Depuis 2017, et la modification de la Loi anti-fraude TVA, L’archivage a valeur probante a littéralement révolutionné la gestion des notes de frais.

Moyennant la stricte mise en application de certaines normes précises, le service comptable a la possibilité de produire des notes de frais numérisées en cas de contrôle URSSAF.

Ces documents doivent cependant répondre à des critères bien précis :
• Authenticité : le document doit porter en évidences certaines mentions : l’organisme émetteur, la date d’émission, et tous les éléments détaillés de l’achat
• Intégrité : l’entreprise doit apporter la preuve que les documents n’ont été en aucune façon modifiés depuis leur création. Différents systèmes peuvent être mis en place pour apporter la preuve que les documents ont bien été « gelés ».
• Intelligibilité des documents : les documents doivent pouvoir être consultés par l’administration aisément ; leur lecture doit être aisée et ils doivent être enregsitrés en format PDF/A ou TIFF.

Il peut être fastidieux de valider que les documents numérisés sont digitalisés en tenant compte de l’archivage à valeur probante.

Utiliser une application de gestion des notes de frais telle qu’Expensya, c’est la garantie de communiquer en cas de contrôle des documents correspondant aux impératifs de l’archivage à valeur probante.

La saisie semi-automatique des factures

Un outil de gestion des notes de frais comme Expensya est également utile par sa capacité de reconnaissance des factures : toutes les données pertinentes sont extraites des documents comptables. Vous aurez ainsi accès au montant de l’achat, aux TVA multiples, à la date d’émission …

Application Cloud

Il est possible d’enregistrer les factures quel que soit l’endroit où l’on se trouve sur Exensya ; en effet, le cloud permet de numériser les données de partout dans le monde : il devient alors très simple de gérer sa facturation au fil de l’eau.

Le calcul des frais kilométriques

Favorisez un logiciel qui facilite la gestion des frais kilométriques.
Sur Expensya, en entrant le point de départ et le point d’arrivée vous accéderez directement au calcul de la distance et aux indemnités afférentes.
Une option vous permet de contrôler la gestion globale de votre parc de véhicules.
Et vous avez la possibilité de vous baser sur un barème personnalisé.

La conversion automatique des devises

Si vos salariés sont amenés à réaliser des multiples déplacements à l’international, une option de conversion des devises peut être une option très pratique : un outil de gestion des notes de frais comme Expensya permet de mettre sur la même base de calcul les devises de différents pays en les convertissant automatiquement au taux du jour.

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