Dans l’environnement professionnel agile et trépidant d’aujourd’hui, organiser une réunion peut être extrêmement difficile. Des tâches simples telles que la coordination du temps des personnes, l’obtention de la salle de la bonne taille, la possession de l’équipement nécessaire et la gestion des fonctions de communication ne sont que quelques-unes des frustrations de base que les organisations éprouvent au quotidien.
La façon dont les entreprises travaillent, communiquent et mènent leurs activités quotidiennes continue d’évoluer à l’ère numérique. Mais il est toujours important de disposer des bases nécessaires pour rassembler les gens pour des réunions. Alors, voici les étapes simples pour organiser une réunion réussie.
Qui doit y assister ?
Aussi étrange que cela puisse paraître, tous les participants à une réunion n’ont pas besoin d’être présents. Trop souvent, les réunions sont annulées , déplacées ou tout simplement jamais organisées parce que les gens qui ne sont pas obligés d’être présents veulent juste être là, ce qui cause des retards et de la frustration tout autour.
Voici des conseils en vidéo :
Ainsi, lorsque vous organisez votre réunion, décidez qui sont les principales parties prenantes, qui sont les participants requis et ceux qui sont facultatifs. Pour aider vos personnes facultatives à se sentir plus à l’aise de ne pas avoir à être présentes, assurez-vous d’avoir des notes de réunion et des comptes rendus complets afin que des mises à jour puissent être fournies après l’événement.
Combien de temps avez-vous besoin ?
Lorsqu’ils organisent des réunions, les gens ont tendance à se contenter de fixer la durée à une heure ou une demi-heure au minimum. En règle générale, les journées de travail de la plupart des gens ont tendance à se résumer à sept heures et demie, ce qui signifie que, lors d’une journée chargée, trois réunions d’une heure réduiront de moitié leur journée de travail, laissant peu de temps pour s’installer dans d’autres tâches et faire une pause.
Si vous êtes une petite entreprise avec des options de salle de réunion limitées, cela met également une pression sur l’utilisation de ces salles et elles deviennent pleines avec seulement une poignée de réunions.
Les équipements à avoir
Que vous organisiez une simple réunion, un brainstorming pour ce prochain grand projet ou une présentation au conseil d’administration, pensez à ce dont vous aurez besoin de votre salle de réunion, y compris l’équipement et l’environnement. Si vous faites du brainstorming, assurez-vous d’avoir un tableau blanc dans la salle ou un tableau à feuilles mobiles pour prendre des notes, dessiner des diagrammes et, surtout, des stylos qui fonctionnent !
Si vous présentez à une réunion où des cadres supérieurs ou des membres du conseil seront présents, assurez-vous que le bon équipement est disponible pour que vous puissiez présenter en toute confiance et que la salle elle-même est représentative de l’importance de l’occasion.
Gérer une réunion
Oui. Planifier des réunions dans le monde entier, commander des équipements, s’assurer que les salles sont utilisées de manière efficace et rentable peuvent être gérés avec un seul produit.
Les solutions de réservation de salles de réunion offrent aux entreprises la possibilité de créer une culture d’une meilleure gestion des réunions, un aperçu de l’efficacité et des coûts, et de créer un espace de travail moderne avec des appareils à écran tactile qui donnent aux utilisateurs un accès immédiat aux informations en temps réel.
