Dans l’environnement professionnel agile et trépidant d’aujourd’hui, organiser une réunion peut être extrêmement difficile. Des tâches simples telles que la coordination du temps des personnes, l’obtention de la salle de la bonne taille, la possession de l’équipement nécessaire et la gestion des fonctions de communication ne sont que quelques-unes des frustrations de base que les organisations éprouvent au quotidien.
La façon dont les entreprises travaillent, communiquent et mènent leurs activités quotidiennes continue d’évoluer à l’ère numérique. Mais il est toujours important de disposer des bases nécessaires pour rassembler les gens pour des réunions. Alors, voici les étapes simples pour organiser une réunion réussie.
Qui doit y assister ?
Aussi étrange que cela puisse paraître, tous les participants à une réunion n’ont pas besoin d’être présents. Trop souvent, les réunions sont annulées , déplacées ou tout simplement jamais organisées parce que les gens qui ne sont pas obligés d’être présents veulent juste être là, ce qui cause des retards et de la frustration tout autour.
Voici des conseils en vidéo :
Ainsi, lorsque vous organisez votre réunion, décidez qui sont les principales parties prenantes, qui sont les participants requis et ceux qui sont facultatifs. Pour aider vos personnes facultatives à se sentir plus à l’aise de ne pas avoir à être présentes, assurez-vous d’avoir des notes de réunion et des comptes rendus complets afin que des mises à jour puissent être fournies après l’événement.
Combien de temps avez-vous besoin ?
Lorsqu’ils organisent des réunions, les gens ont tendance à se contenter de fixer la durée à une heure ou une demi-heure au minimum. En règle générale, les journées de travail de la plupart des gens ont tendance à se résumer à sept heures et demie, ce qui signifie que, lors d’une journée chargée, trois réunions d’une heure réduiront de moitié leur journée de travail, laissant peu de temps pour s’installer dans d’autres tâches et faire une pause.
Si vous êtes une petite entreprise avec des options de salle de réunion limitées, cela met également une pression sur l’utilisation de ces salles et elles deviennent pleines avec seulement une poignée de réunions.
Les équipements à avoir
Que vous organisiez une simple réunion, un brainstorming pour ce prochain grand projet ou une présentation au conseil d’administration, pensez à ce dont vous aurez besoin de votre salle de réunion, y compris l’équipement et l’environnement. Si vous faites du brainstorming, assurez-vous d’avoir un tableau blanc dans la salle ou un tableau à feuilles mobiles pour prendre des notes, dessiner des diagrammes et, surtout, des stylos qui fonctionnent !
Si vous présentez à une réunion où des cadres supérieurs ou des membres du conseil seront présents, assurez-vous que le bon équipement est disponible pour que vous puissiez présenter en toute confiance et que la salle elle-même est représentative de l’importance de l’occasion.
Gérer une réunion
Oui. Planifier des réunions dans le monde entier, commander des équipements, s’assurer que les salles sont utilisées de manière efficace et rentable peuvent être gérés avec un seul produit.
Les solutions de réservation de salles de réunion offrent aux entreprises la possibilité de créer une culture d’une meilleure gestion des réunions, un aperçu de l’efficacité et des coûts, et de créer un espace de travail moderne avec des appareils à écran tactile qui donnent aux utilisateurs un accès immédiat aux informations en temps réel.
Le rôle stratégique d’une table de réunion design dans votre salle de réunion
Vous avez certainement déjà remarqué comme certaines réunions s’éternisent, sans que personne ne sache vraiment pourquoi. Parfois, le coupable n’est pas le PowerPoint interminable ni le manager bavard, c’est tout simplement la table. Oui, la table ! Trop serrée, trop froide, trop impersonnelle… Bref, un meuble qui étouffe l’énergie collective plus vite qu’un mail de rappel identifié comme urgent. Voilà pourquoi le fait de se tourner vers un choix varié de tables de réunion design n’a rien d’un caprice esthétique. Il s’agit en réalité d’un levier discret, mais puissant, pour redonner du souffle à vos rencontres professionnelles.
Prenons l’exemple de deux scénarios. Premier cas, une salle avec une grande planche grise abîmée, où chacun pianote en silence sur son ordinateur. Ambiance morose, décisions prises à reculons. Deuxième cas, une table de réunion claire, modulable, équipée de prises intégrées et de panneaux acoustiques qui savent se faire oublier. Les participants osent se lever, griffonner et échanger. Même les plus réservés trouvent leur place dans la réunion. On passe alors d’un décor de bureau fatigué à un espace qui respire la créativité.
Le langage caché du mobilier de bureau
On sous-estime souvent la charge symbolique d’un meuble. Notez par exemple qu’une table haute encourage les réunions express, presque comme au comptoir d’un café (particulièrement efficace pour trancher rapidement sur un sujet qui demande une grande réactivité). De son côté, une table ronde casse les hiérarchies, met tout le monde au même niveau et incite à la parole libre. Une table imposante en bois massif impose quant à elle le respect. Attention toutefois, car elle peut aussi glacer l’atmosphère si l’on n’y prend pas garde.
Au-delà de la symbolique, les aspects techniques doivent également faire pencher la balance dans le choix du mobilier de bureau qui agrémentera les réunions dans votre entreprise. Vous pouvez opter pour un plateau en stratifié qui résiste mieux aux rayures et aux cafés renversés qu’une surface en verre (certes élégante, mais relativement fragile). Pour ce qui est de l’acoustique, pas de panique ! Certaines tables sont désormais conçues avec des revêtements qui absorbent le bruit afin de limiter l’effet “réunion brouhaha”. Côté ergonomie, retenez une règle d’or : une hauteur adaptée et des bords arrondis évitent fatigue et inconfort lors de sessions prolongées.
Et puis, soyons réalistes, les clients et partenaires observent tout lorsqu’ils sont dans vos locaux ! Là où une salle équipée de mobilier standard donnera l’impression d’une organisation qui mise sur le minimum, un espace pensé dans ses moindres détails enverra à l’inverse un signal clair. En tout état de cause, la meilleure option reste la table modulable qui permet d’adapter la configuration à l’agenda de l’entreprise. En U pour un atelier collaboratif, en ligne pour une présentation ou des tables regroupées pour un comité restreint. Cerise sur le gâteau, certains fabricants de mobilier de bureau proposent même des finitions antibactériennes, plébiscitées depuis la crise sanitaire.
En définitive, une réunion réussie ne se joue pas uniquement sur la ponctualité ou l’ordre du jour. Elle repose aussi sur un cadre qui inspire, rassemble et facilite la prise de décision. Et ce cadre commence par souvent un détail aussi simple… qu’une table choisie avec soin.