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L’application MyCarSpot s’est spécialisée sur l’optimisation des places de parkings en interne, lors de son lancement sur le marché en 2018. Elle a l’an dernier, étendu ses fonctions à d’autre espaces de l’entreprise et rencontre un vif intérêt de la part des entreprises, depuis que la distanciation sociale a obligé à repenser l’organisation et à cadrer la mise à disposition des salles et bureaux. L’application, utilisée par des dizaines d’entreprises et des milliers de collaborateurs, en France et en Europe, permet ainsi la gestion intelligente des espaces partagés de l’entreprise, grâce à la collaboration de tous. Un exemple au sein du groupe Atlantic, l’un des leaders européens du confort thermique (10 000 collaborateurs), sur le site de Bourg-La-Reine.

Optimiser et tracer l’accès au parking et à la cafétéria des collaborateurs

L’application MyCarSpot est partie prenante du plan de mobilité du Groupe Atlantic pour optimiser l’occupation des places du parking de l’entreprise. L’application mobile a été étendue à la réservation de la cafétéria d’entreprise, pour faciliter l’application des règles sanitaires de distanciation sociale liées à la COVID-19. Et ce n’est qu’un début, puisque MyCarSpot peut aussi gérer les douches, et les bureaux… Projet à suivre !

Le parking, partie intégrante du plan de mobilité

Pour le Groupe Atlantic, l’optimisation des accès parking devient un axe de travail prioritaire à l’automne 2019, en réponse aux grèves des transports en commun qui perturbent alors pendant plusieurs semaines l’Île-de-France.

« Il s’agit, pour l’entreprise, de remettre à plat le plan de mobilité et de faciliter les trajets quotidiens des collaborateurs vers le siège parisien de notre entreprise, situé à Bourg-La-Reine. Puisqu’il faut que les salariés reprennent leur voiture personnelle pour atteindre leur lieu de travail, la question du partage des places de parking se pose immédiatement », explique Sophie Volland, responsable des services généraux.

Or, le parking compte 87 places, et le site 250 collaborateurs : un rapport de 1 à 3. L’optimisation des emplacements au parking devient une nécessité. Un outil sous Excel est construit, mais le tableur montre vite ses limites face aux détails et aux volumes à gérer.

La réponse chez une start-up

Sophie Volland identifie en quelques clics sur le Net la solution MyCarSpot et, un formulaire de contact plus tard, obtient en quelques heures une démonstration de l’outil en grandeur réelle, avec écran partagé, au terme de laquelle elle bénéficie d’un code d’accès pour tester l’adéquation de l’outil à son entreprise.

« Quand il y a une urgence à gérer, pouvoir accéder et tester tout de suite un outil qui pourrait apporter la solution, c’est essentiel. Si, moi, j’arrive à m’en servir au bout de 5 minutes, je considère que c’est gagné, surtout sur une population de commerciaux comme sur notre site de Bourg-La-Reine, qui utilise vraiment beaucoup son téléphone portable. La réactivité de la start-up MyCarSpot, est à saluer, comme la clarté de l’application. C’était simple et efficace, parfaitement adapté, on a donc lancé le projet ! », explique Sophie Volland, responsable des services généraux.

L’outil est retenu par la direction du site, et la commande passée. MyCarSpot sera alors paramétré selon la configuration du parking chez Groupe Atlantic, déployé et adopté par tous… jusqu’à mars 2020 et le confinement lié à la crise sanitaire.

La vie au travail reprend son cours en mai/juin, mais impose un cortège de nouvelles règles de santé/sécurité à l’intérieur des locaux, notamment dans les espaces partagés, salles de réunion, salles de pause, restaurant d’entreprise… Nouveau défi d’optimisation à gérer pour les services généraux ! Et un nouveau défi fonctionnel auquel MyCarSpot a pu travailler en deux mois avec un groupe de clients adeptes de l’innovation collaborative.

Tant et si bien que quand la vie sur le site redémarre chez Atlantic, MyCarSpot annonce un module complémentaire dédié à la gestion des espaces partagés de l’entreprise.

La gestion optimisée des espaces indoor

La cafétéria, qui propose une petite restauration et dispose de fours micro-ondes et de frigidaire, est un lieu de convivialité précieux. Mais dans le monde du COVID, plus moyen d’y passer à l’improviste pour déjeuner entre collègues… L’entreprise se doit, à la réouverture de la salle, d’organiser et tracer les passages de façon méthodique. Comme pour le parking, l’accueil doit être régulé pour éviter les embouteillages des collaborateurs aux heures de pointe.

Avec les règles de distanciation sociale, la capacité du lieu a fondu de 50 à 14 places. Un sujet que sait maîtriser MyCarSpot ! En tenant compte des temps de nettoyage à prévoir entre deux passages de personnes, trois créneaux sont proposés dans l’application MyCarSpot, qui intègre en août des fonctions nouvelles dédiées à la cantine. Et le Groupe Atlantic peut proposer près d’une cinquantaine de créneaux pour le déjeuner, en respectant toutes les règles sanitaires …

Séduite par la flexibilité de l’outil, Sophie Volland rêve même un temps d’étendre la fonction à l’usage des douches d’entreprise, utilisées par les cyclistes. « Nos salariés sont nombreux à faire de la petite reine leur moyen de locomotion quotidien vers l’entreprise, et un vestiaire équipé d’une douche a été installé. Pourquoi pas un add-on supplémentaire siglé MyCarSpot, pour organiser l’accès aux douches en respectant les règles sanitaires… ? », explique Sophie Volland.

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