La gestion des documents internes et externes est une tâche importante et complexe. L’usage du Coffre fort numérique et de la signature électronique facilite et accélère notamment les missions de facturation et d’administration dans le département des Ressources Humaines .
Ainsi, ces outils innovants sont incontournables pour soutenir, voire accroître les performances d’une entreprise.
Des solutions efficaces pour optimiser la gestion RH
La gestion des ressources humaines implique le partage en interne et le stockage de nombreux documents importants. Par ailleurs, les données RH ont un caractère confidentiel.
Ils concernent notamment la situation personnelle et professionnelle des employés ainsi que le fonctionnement de l’entreprise. Ces papiers doivent, donc, absolument être archivés dans un endroit sécurisé.
Un coffre fort numérique dédié à la gestion RH représente une solution idéale pour partager, diffuser et archiver des documents tels que contrats de travail, bulletins de paie, etc. Les fichiers au format numérique ont, de surcroît, une durabilité illimitée.
Ce système facilite et accélère également la recherche du document en temps voulu. Toutefois, la sécurité des données sur le web est incertaine. Le coffre fort numérique est la solution à cette problématique.
Il s’agit d’une plateforme informatique fortement sécurisée, dédiée à l’archivage et à l’indexation des documents officiels. Le coffre fort numérique permet également l’envoi et le partage desfichiers en interne.
L’administration est centralisée au niveau du département RH mais chaque utilisateur dispose de son propre espace de stockages parfaitement sécurisé.
Par ailleurs, la signature des documents RH constitue généralement le principal facteur qui retarde la réalisation des tâches. Adopter la signature électronique accélère considérablement le processus. Cet outil innovant fait gagner un temps considérable en évitant les va-et-vient auprès des différents signataires.
Le responsable n’a qu’à insérer les documents à signer au niveau du parapheur numérique puis définir les signataires et la date d’échéance de la signature. Chaque destinataire reçoit, alors, un rappel et un code signature unique à apposer en un clic.
Des outils en ligne pour accélérer le processus de facturation
Le coffre fort numérique et la signature électronique constituent aussi des outils idéals pour améliorer la gestion des documents externes. La facturation est une mission particulièrement complexe et prenante.
Les factures font partie des documents les plus importants au sein d’une entreprise. Outre leurs fonctions cruciales au niveau de la comptabilité, ces fichiers constituent des preuves irréfutables en cas de litige avec un tiers (fournisseur, prestataire, client).
Les factures doivent donc être précieusement gardés en un lieu protégé. Par ailleurs, des factures non authentifiées n’ont aucune valeur administrative et juridique. L’attente de la signature ralentit considérablement la facturation.
La facture électronique, stockée dans un coffre fort numérique et associée à la signature électronique, s’impose comme une solution efficace pour la gestion des factures émises.
Le temps est un élément précieux au sein d’une entreprise. Gagner du temps permet d’accroître considérablement les performances. La sécurité des données est toute aussi fondamentale.
Ainsi, de par les nombreux avantages qui en découlent, l’utilisation du coffre fort numérique et de la signature électronique contribue à soutenir, voire multiplier les résultats de l’entreprise.
