Sharvy, éditeur d’une application digitale d’optimisation, apporte son éclairage sur la mise en place du flex office, grâce à son expérience construite au fil des projets de déploiement de sa solution d’optimisation des espaces de travail.
Le flex office conduit à un environnement de travail nomade, organisé en fonction des activités de la journée. Il est générateur de rencontres nouvelles, dans une organisation qui favorise ainsi l’horizontalité : dans l’aménagement en flex office, on change de voisin régulièrement, il est même possible de se retrouver à côté de son manager, du CEO ou du DRH. Des avantages qui ne sont pas toujours aussi évidents pour ceux qui sont soumis à ces nouvelles règles d’organisation…
« Si les salariés plébiscitent le télétravail, en revanche, ce qui leur est présenté comme la compensation de locaux désertés, le flex office, a parfois du mal à être apprécié. Tout changement suscite naturellement résistances et critiques, avant de s’installer dans les mœurs. Question de présentation et de mise en œuvre … Le flex office ne s’improvise vraiment pas » , explique Stéphane Seigneurin, CEO de Sharvy.
Les règles d’or du flex office, selon Sharvy
Sharvy a décliné dans son Livre Blanc, les étapes et les points d’attention. En premier lieu, c’est un projet collaboratif, et l’on se doit d’associer les équipes. « Derrière tout projet de flex office réside une imbrication d’enjeux organisationnels, autour de l’attraction et de la rétention des talents, de l’adoption de modes de travail plus transversaux et digitaux, et d’une refonte de l’espace au service de l’agilité et de la performance », explique t-on chez Sharvy. C’est pourquoi, il est important d’impliquer vos collaborateurs dès le début de votre projet, afin qu’ils le comprennent et se l’approprient.
Avec le flex office vos bureaux changent de visage, et sont résolument plus collaboratifs, créatifs et conviviaux ! Ainsi, vous devez aménager vos locaux en conséquence. L’idée cachée derrière la notion « Activity Based Workspace » est que chaque espace de votre entreprise doit répondre à une activité donnée. Nul besoin de réaliser de grands travaux, c’est davantage une question d’optimisation et d’aménagement d’espaces variés, évolutifs et modulables.
La crainte de ne pas avoir de place si l’on n’arrive pas tôt le matin est omniprésente. Toutefois, si un tel problème existe, sachez que votre organisation est défectueuse. En flex office, il y a certes, moins de postes de travail, mais davantage de places assises alternatives : dans un lounge, une huddle room, un espace détente, etc. Pour éviter que les lève-tôt aient l’embarras du choix et qu’après 9h, les places se raréfient, introduisez un outil de desk booking, comme Sharvy. Ainsi, vous vous écartez du fonctionnement classique du flex office, qui repose sur le principe du « premier arrivé, premier servi ». Vos collaborateurs peuvent réserver une place en amont de leur venue. CQFD. Et pour découvrir les autres règles d’or, le Livre Blanc de Sharvy, est une mine d’informations, de chiffres et d’exemples…
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